Pengertian Nota, Jenis, Ciri, Fungsi, dan Cara Membuatnya!

Pengertian Nota – Dalam kegiatan jual beli, pemberian nota menjadi sebuah hal penting ada setiap terjadinya sebuah transaksi. Setiap adanya transaksi jual beli perlu adanya sebuah bukti pembayaran untuk arsip penjualan dan perusahaan. Salah satu bukti transaksi yang bisa digunakan dan bisa dijadikan arsip dokumen adalah nota.

Nota menjadi sebuah bukti pembayaran yang sah bagi penjual dan pembeli. Biasanya Anda akan mendapatkan nota saat melakukan transaksi jual beli di toko-toko kecil maupun besar sebagai bukti pembayaran dan juga sebagai bukti atas adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual. Agar Anda bisa lebih paham tentang nota, jenisnya, fungsinya, serta ciri-cirinya, Anda bisa membaca artikel ini hingga selesai.

Credit to: freepik.com (rawpixel.com)

Pengertian Nota

Nota adalah sebuah bukti transaksi yang sah antara pembeli dan penjual yang dilakukan secara tunai. Nota dibuat menjadi dua rangkap yaitu satu untuk pembeli yang satu lagi untuk penjual. Hal ini bertujuan agar pembeli dan penjual masing-masing memiliki bukti transaksi sehingga jika ada kesalahan pembeli bisa komplain dengan bukti dan penjual tidak merasa dibohongi. Tidak hanya sebagai bukti transaksi, nota adalah dokumen yang bisa diarsipkan karena memuat informasi transaksi yang telah dilakukan. Informasi yang ada pada nota meliputi informasi barang, total harga, diskon pembelian, syarat retur, jumlah barang, dan lainnya. Informasi dari nota akan direkap dan digunakan sebagai bahan evaluasi penjualan, stok barang, serta untuk membantu membuat keputusan bisnis di masa depan.

Jenis-jenis Nota

Dalam sekali lihat mungkin Anda hanya bisa melihat perbedaan di bagian nama toko serta alamat pada setiap nota. Tetapi, nota memiliki 3 jenis nota yang disesuaikan dengan jenis transaksinya. Berikut ini adalah 3 jenis nota yang perlu Anda tahu.

1.Nota Kontan

Jenis nota kontan ini akan diberikan saat adanya sebuah transaksi jual beli secara tunai. Banyak toko yang menggunakan jenis nota ini sehingga membuat Anda dapat dengan mudah menemukannya. Nota kontan dibuat dua rangkap yaitu satu untuk pembeli dan yang satu lagi untuk penjual. Tujuannya adalah agar saat terjadi kesalahan baik dari pembeli dan penjual memiliki bukti transaksi yang bisa menjadi sebuah pertimbangan keputusan. Selain itu, nota juga berguna sebagai bukti barang terjual dan bisa mendeteksi adanya kesalahan.

2.Nota Debet

Saat adanya ketidaksesuaian dengan barang nota yang akan dibuat adalah nota debet. Nota debet adalah nota yang pembeli kirim ke penjual sebagai pernyataan mendebet atau pengurangan utang bersamaan dengan pengembalian barang dari pembeli terkait. Jenis nota debet ini sebagai bukti transaksi pengurangan urang dalam proses jual beli. Nota debet dibuat dalam dua rangkap yaitu satu untuk pembeli satu lagi untuk penjual. Salinan asli diberikan untuk penjual bersamaan dengan pengembalian barang yang seharusnya sudah dilunasi. Untuk salinan satunya lagi disimpan oleh pembeli sebagai salah satu bukti catatan.

3.Nota Kredit

Nota kredit adalah nota yang diberikan sebagai bukti pengurangan piutang usaha karena pengembalian barang yang dikeluarkan penjual. Biasanya pengembalian barang dilakukan karena adanya kecacatan pada produk atau masalah pada kualitas barang sehingga perlu untuk direktur. Pemberian nota kredit adalah penjual. Fungsi dari pemberian nota kredit adalah untuk mengurangi piutang yang ditagihkan pada pembeli.

Fungsi Nota

Selain menjadi alat bukti transaksi yang sah, ada beberapa fungsi nota lainnya. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari nota.

Bukti transaksi dalam laporan. Fungsi nota adalah menjadi sebuah bukti transaksi yang nantinya akan digunakan sebagai bahan laporan transaksi juga sebagai arsip yang dapat berguna sewaktu-waktu.
Data Laporan. Nota berfungsi sebagai salah satu data yang bisa digunakan pada laporan keuangan maupun laporan ketersediaan barang.
Tanda terima yang diakui. Dalam sebuah proses transaksi jual beli membutuhkan sebuah tanda terima sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dari penjual ke pembeli.
Mengetahui banyaknya barang yang terjual. Dalam sebuah bisnis, pencatatan transaksi sangat penting untuk dilakukan dengan benar salah satunya agar dapat mengetahui tentang berapa banyak barang yang telah terjual. Dengan menggunakan nota, Anda dapat mengetahui jumlah total dari pembelian barang pada nota.
Mengetahui barang apa yang paling banyak terjual. Nota bisa memberitahu Anda tentang barang apa yang paling banyak dibeli oleh orang-orang. Dengan begitu, Anda akan tahu barang apa yang paling menarik perhatian pembeli.
Sebagai informasi data penjualan. Dengan nota sebagai acuan informasi penjualan, ketika ada selisih dalam pencatatan penjualan nota bisa digunakan sebagai acuan data ataupun pembanding dari selisih tersebut.

Ciri-ciri Nota

Nota pun memiliki cirinya sendiri yang membedakannya dengan dokumen bisnis lainnya. Berikut ini adalah ciri-ciri nota.

Ada identitas perusahaan seperti nama perusahaan, logo, alamat, dan kontak yang jelas.
Adanya nomor pengeluaran nota yang sudah ditentukan oleh penjual.
Tanggal transaksi yang memuat kapan tepatnya proses transaksi jual beli terjadi antara penjual dan pembeli dan kapan nota tersebut dibuat.
Memuat informasi tentang jumlah barang yang dibeli atau dijual.
Mencantumkan jenis barang yang dibeli agar lebih mudah untuk merekap.
Saat pembeli membeli suatu barang dengan jumlah yang banyak, harga satuan pun perlu ditulis.
Adanya jumlah harga yang meliputi harga satuan dan jumlah barang.
Mencantumkan total harga yaitu harga yang sudah disepakati untuk dibayar.
Cantumkan nama pembeli sebagai bentuk pertanggungjawabannya dan juga sebagai bentuk bukti transaksi yang sah. Biasanya juga disertai dengan tanda tangan dari kedua belah pihak.

Cara Membuat Nota

Membuat nota cukup mudah, hanya saja memerlukan banyak waktu untuk membuatnya. Nota bisa dibuat secara manual maupun menggunakan software pada komputer. Berikut ini adalah 3 langkah yang bisa Anda lakukan untuk membuat nota.

1.Tabel nota

Buatlah tabel yang akan diisi dengan nomor, kode barang, nama barang, jumlah barang, harga satuan, jumlah harga, dan total harga barang.

2. Kolom serta watermark

Sediakan tempat untuk nama pembeli, tanggal transaksi, serta kolom tanda tangan penjual dan pembeli. Selain itu Anda juga perlu memberi watermark pada nota Anda sebagai bukti resmi bahwa nota tersebut berasa dari toko Anda.

3. Nama toko

Dalam pembuatan nota memerlukan nama toko, alamat, beserta nomor telepon yang bisa dihubungi. Nota juga perlu diberikan nomor unik atau nomor urut nota, agar Anda tahu sudah berapa nota yang keluar.

Itu adalah pembahasan nota mulai dari pengertian nota, jenis-jenis nota, ciri-ciri nota, dan cara membuat nota. Dengan begitu Anda tidak perlu bingung lagi tentang pengertian nota serta aspek-aspek lainnya yang berkaitan dengan nota. Untuk pemesanan pembuatan nota, Anda bisa langsung pesan melalui website Cipta Grafika kapan saja dan dimana saja!

Langsung pesan nota Anda sekarang!