12 Alat Kearsiapan Untuk Pengarsipan Dokumen!

Alat Kearsipan – Pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan dipilih untuk disimpan dalam jangka waktu yang lama atau secara permanen. Data-data yang disimpan ini dalam bentuk berkas yang biasanya tidak dipublikasikan dan tidak memiliki salinan. Tentunya dalam menyimpan berkas-berkas ini perlu adanya peralatan yang mumpuni. Hal ini penting untuk diperhatikan karena agar dapat didokumentasikan dengan baik sehingga perusahaan dapat mencapai visi dan misinya dengan efektif.

Meski sekarang banyak yang menggunakan arsip digital, tetapi melakukan pengarsipan manual tidak bisa ditinggalkan begitu saja. Biasanya pengarsipan manual digunakan untuk menyimpan berkas data otentik mereka yang terkadang dibutuhkan dalam bentuk fisik tidak hanya dalam bentuk digital. Hal ini digunakan untuk backup pengamanan tambahan secara hard copy yang terkadang dibutuhkan. 

Pengertian Arsip/Pengarsipan

Arsip merupakan kata serapan langsung dari kata archive dalam bahasa inggris. Menurut KBBI, arsip adalah dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis, elektronik, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Data yang disimpan merupakan data yang penting sehingga perlu untuk menyimpannya dengan rapi sehingga saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat. 

Untuk arsip dalam bentuk fisik akan disimpan dalam bentuk fotokopi atau salinan asli, kertas berupa formulir, kartu, atau kertas film. Sedangkan untuk bentuk digital akan disimpan dalam bentuk file di dalam komputer. Dengan melakukan kegiatan kearsipan, data yang ada dapat tertata dengan rapi sehingga dapat menghindari adanya kehilangan data pada kemudian hari. 

Fungsi Alat Kearsipan

Selain untuk menyimpan berkas-berkas agar aman, peralatan kearsipan memiliki fungsi lainya. Berikut ini adalah fungsi dari alat kearsipan:

1. Dapat melindungi berkas dari kerusakan.
2. Untuk mengelompokkan berkas baik sesuai dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan lainnya agar rapi.
3. Sumber dokumentasi dan informasi.
4. Mempercepat dan memudahkan pencarian berkas.
5. Bisa menjadi bukti otentik yang bersifat legal.

Baca juga: Pengertian Kartu Nama dan Fungsinya

Alat Kearsipan Manual

Rak Arsip

Credit to: freepik.com (freepik)

Alat kearsipan yang pertama adalah rak arsip. Rak arsip adalah alat kearsipan yang menjadi tempat pengumpulan dan menyusun arsip secara lateral atau menyamping. Berkas bisa dikelompokkan dahulu di ordner atau kotak arsip sesuai dengan pengelompokkan yang sudah ditentukan. Setiap ordner bisa ditempeli dengan label agar lebih mudah dalam pengelolaannya. 

Filling Cabinet

Credit tio: freepik.com (freepik)

Filling cabinet adalah sebuah laci susun yang biasanya digunakan untuk menyimpan berkas. Biasanya filling cabinet terbuat dari bahan besi, kayu, maupun plastik. Pada bagian depan laci bisa di tempelkan label yang akan memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Lembaran dokumen yang ingin diarsipkan bisa ditaruh pada ordner atau filling map yang juga sudah diberi label untuk memudahkan pengelolaan. 

Rotary

Alat rotary adalah alat arsip yang digunakan untuk menaruh berkas yang sudah dimasukkan ke dalam ordner dan bisa digerakan dengan cara diputar. Rotary memang dirancang untuk dapat menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa. Anda hanya perlu memutar rotary dan pekerjaan kearsipan bisa dilakukan lebih cepat dan mudah. Selain itu, rotary juga bisa memaksimalkan penggunaan ruangan. 

Map Arsip

Map arsip digunakan untuk menyimpan lembaran dokumen yang tidak terlalu banyak. map tidak bisa isi terlalu banyak dokumen karena map tidak akan bisa ditutup jika terlalu banyak karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Biasanya map arsip terbuat dari kertas atau plastik. Ada beberapa jenis map yang biasanya digunakan untuk kearsipan yaitu StopmapFolio,MapSnelhecter,MapFolder, dan HangingFolder. 

Ordner

Credit to: freepik.com (freepik)

Fungsi ordner mirip dengan map arsip yaitu untuk menyimpan berkas. Hal yang membedakannya adalah kalau ordner bisa menampung lebih banyak berkas di dalamnya dan di dalamnya terdapat ring untuk menjepit berkas-berkas. Untuk memasukkan berkas2 biasanya lembaran kertasnya akan dilubangi dengan perforator terlebih dahulu. 

Perforator

Alat perforator ini adalah alat yang biasanya digunakan untuk membolongi kertas. Pntingnya ada perforator dalam sebuah proses kearsipan manual karena berfungsi untuk melubangi tepian kertas sebelum masuk ke dalam ordner. Biasanya lupang perforator memiliki diameter sebesar 5 milimeter. perforator memiliki beberapa macam lubang yaitu 1 lubang, dua lubang, sampai 5 lubang. Untuk melubangi lebih dari 5 lubang dibutuhkan alat mesin besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan offset atau digital karena biasa digunakan untuk melubangi kalender atau agenda. 

Stapler

Credit to: freepik.com (freepik)

Stapler berfungsi untuk menyatukan kertas dengan bantuan isi stapler. Anda bisa menemukan stapler di toko buku, mall, bahan fotokopi. Ukuran stapler kecil bisa menyatukan sampai dengan 10 lembar kertas, ukuran sedang bisa menyatukan sampai dengan 20 lembar kertas, sedangkan untuk kertas lebih dari 20 kertas bisa menggunakan stapler berukuran besar. 

Alat sortir

alat sortir ini juga biasa dikenal dengan collator yang berfungsi untuk memisahkan surat-surat untuk nantinya disimpan ke dalam folder masing-masing. Biasanya collator juga digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

Label

Credit to: freepik.com (freepik)

Label digunakan untuk memberi judul untuk mengelompokkan berkas dan juga untuk bagian depan folder. Anda bisa mencetak label sendiri ataupun bisa juga menggunakan sticky note atau juga bisa menggunakan  tempelan nama yang ada dari berbagai macam ukuran. 

Numbering Stamp

Numbering stamp atau numerator adalah alat kearsipan untuk penanggalan dan penomoran berkas. Numbering stamp menggunakan bantalan tinta untuk mencetak penomoran dan penanggalannya. Angka atau karakter yang ada di numerator dapat diatur secara manual. 

Guide

Credit to: freepik.com (rawpixel.com)

Alat kearsipan guide folder adalah pembatas dokumen untuk mengelola penyimpanan dokumen arsip. Guide biasa digunakan di filling cabinet sehingga dapat memisahkan folder sesuai nomor, penanggalan, dna lainnya. Fungsi dari guide adalah agar dapat menjaga kualitas kertas tetap rapi dan terjaga. 

Power file

Power file atau biasanya juga dikenal dengan mobile compactor adalah rak arsip yang dirancang untuk penyimpanan arsip seperti file, buku, dokumen, dan alat tulis yang efisien dan hemat ruangan. Setiap rak baris dapat digerakkan digeser sehingga ruang lorong antar rak menjad lebih pendek sehingga dapat menghemat ruangan. Rak dapat disesuaikan dengan ruang dna penyimpanan arsip yang dibutuhkan. 

Baca juga: Jenis Kertas Kalkir, Fungsinya, dan Berbagai Ukurannya

Itu adalah 12 alat kearsipan yang bisa Anda gunakan untuk melakukan pengarsipan manual agar berkas-berkas Anda  terjaga dengan rapi. Selain itu agar saat dibutuhkan, berkas mudah untuk dicari dan ditemukan.  Seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis Anda.